Når er det på tide å ansette medarbeidere?

Å ansette nye medarbeidere er en tøff beslutning for små- og mellomstore bedrifter. Når er riktig tidspunkt? Kan det være like fornuftig å leie inn en underentreprenør til man er sikker på at behovet for mer kapasitet er langvarig?

Er tiden inne for å vurdere å få hjelp til arbeidsoppgavene?

Opplever du at firmaet vokser? At du har flere arbeidsoppgaver enn du rekker over? Er tiden inne for å vurdere å få hjelp til arbeidsoppgavene?

Arkitekt Vegard lurer på om han skal ansette medarbeidere

Vegard er akkurat i en slik situasjon med fullbooket kalender og for mange oppgaver. Han jobber selvstendig som arkitekt. Fem år har gått siden den spede begynnelsen og oppstartsprosjektet med å tegne en funkisbolig for et familiemedlem. Prosjektet ble en stor suksess med god omtale i lokalavisen. Idag slipper han å markedsføre seg. Hans gode rykte om å være en dyktig arkitekt har gått foran ham.

…nå kjenner Vegard at han må ta et valg om han skal skaffe arbeidshjelp.

De siste to årene har bestått av lange dager, fantastisk inspirerende og spennende arbeid, men nå kjenner Vegard at han må ta et valg om han skal skaffe arbeidshjelp.

Få hjelp med personal og lønnsarbeidet fra våre rådgivere.

…mer og mer «brannslukking» av uønskede hendelser.

Han er usikker på om han skal redusere arbeidsmengden ved å velge bort de største og mest tidkrevende prosjektene eller ansette hjelp slik at alle oppgavene kan bli ivaretatt på en god måte. Spesielt de siste månedene har det blitt mer og mer «brannslukking» av uønskede hendelser. Vegard har fått sine første klager på forsinket levering i prosjekter. Han tenker også på om det hadde vært hyggelig sosialt med kolleger i det daglige arbeidet.

Timing av en ansettelse handler om kapasitet, arbeidsgivererfaring, lønnsomhet, risiko og fremtidsutsikter

…vokse og si fra seg arbeid, leie inn arbeidshjelp fra en underleverandør eller bli en arbeidsgiver og ansatte folk?

Utfordringen til Vegard er et eksempel på et av de vanligste og vanskeligste valgene for småbedrifter i vekst. Før eller siden vil en dyktig etterspurt næringsdrivende stå ved veiskillet der arbeidsmengden blir for stor i forhold til tilgjengelig kapasitet. Man blir nødt til å stille seg spørsmålet om man skal redusere oppdragsmengden, leie inn arbeidshjelp fra en underleverandør eller bli en arbeidsgiver og ansatte folk.

Er du kunde hos oss? Få gratis maler til arbeidsavtale, HMS arbeid, medarbeider- og lønnssamtale, oppfølgingsplan av sykemeldte, reiseregninger og mye mer. 

Valget vil i mange tilfeller påvirke videre suksess. Hvordan skal man vurdere hvilken løsning som er best?

Skal jeg ansette? – still deg selv disse spørsmålene:

• – Er behovet for ekstra arbeidshjelp midlertidig eller er behovet langvarig og stabilt?
• – Har du erfaring med å være arbeidsgiver fra før?
• – Ønsker du personlig å spesialisere deg i faget ditt eller er du en administrator? 
• – Tåler lønnsomheten i bedriften din en ansettelse?
• – Kan utførelsen av arbeidet ditt medføre risiko i gjennomføring og erstatningsansvar?
• – Er bedriften din solid nok til et tap eller trenger du en underleverandør å dele gjennomføringsrisikoen med?
• – Stiller kunden din ekstra høye krav til rett tid på leveransen, forpliktelse og personlig oppfølging?
• – Er det gode fremtidsutsikter i bransjen på lengre sikt?
• – Ønsker du at bedriften skal vokse for senere å selge bedriften din?
• – Trives du med å jobbe alene eller som del av et team?

Fordeler og ulemper ved ansettelser i forhold til underleverandører

Innleid arbeidshjelp koster noe mer enn ansettelse pr. utført arbeidstime.

Det å ha et midlertidig behov for ekstra arbeidshjelp og leie inn kompetent arbeidshjelp fra andre næringsdrivende utgjør en liten risiko sammenlignet med det å bli en fast arbeidsgiver. Innleid arbeidskraft koster noe mer enn ansettelse pr. utført arbeidstime, men du slipper å binde deg til en kostnad for arbeidskraft over lengre tid. Du har også en mulighet til å kreve erstatning fra underleverandøren dersom arbeidet er utført med dårlig kvalitet.

Er du i en overgangsfase – der du veksler mellom å ha passe med arbeid og for mye arbeid – kan innleid arbeidshjelp bidra til å spe på kapasiteten og være en god midlertidig løsning på mange måter. Du lærer deg både å lede større prosjekter enn du er vant til og ikke minst får du testet om du vil trives med å lede et prosjekt. Du får også mer lojale kunder når kunden slipper å gå til en annen leverandør selv om prosjektet vokser.

Når du leier inn arbeidskraft må du vanligvis dele underleverandørens kapasitet.

Innleie av kompetent arbeidshjelp innebærer minst risiko og ansvar sammenlignet med fast ansettelse – i alle fall på kort sikt. De vanligste utfordringene ved å benytte en underleverandør er å få til et godt samarbeid og styre prosjektet for å sikre god kvalitet og utførelse til rett tid. Når du leier inn arbeidskraft må du vanligvis dele underleverandørens kapasitet. Underleverandøren er ikke en intern ressurs og har gjerne flere samtidige prosjekter for mange kunder. Dermed er det sjelden at underleverandøren har like stort fokus på ditt prosjekt som du selv har.

Les også – Har du det for travelt som daglig leder?

Har du derimot for mye arbeid hele tiden, mulighet for å selge deg inn på flere jobber, gode fremtidsutsikter i bransjen og du liker å lede og ta det administrative ansvaret, kan ansettelser være det beste alternativet.

Med egne ansatte er det ofte enklere å fordele arbeidet effektivt og levere til rett tid.

En av fordelene ved faste ansettelser er tilgangen til stabil arbeidskraft til lavere timepris enn innleid arbeidskraft. Som arbeidsgiver har du vesentlig bedre kontroll på arbeidsressursene og du kan i større grad være sikker på at det faglige, HMS og sosiale tiltak er godt ivaretatt slik at totalkvaliteten på leveransene blir bra. Å drive frem en prosjektleveranse med kun underleverandører stiller ofte store krav til det administrative og avtalemessige for å sikre at leveransen blir levert til rett tid med rett kvalitet. Med egne ansatte er det ofte enklere å fordele arbeidet effektivt og levere til rett tid.

Ikke alle gründere trives med daglig drift og løpende arbeidsgiveransvar.

Har du planer om å selge bedriften etter at vekstperioden er over? Ikke alle gründere trives med daglig drift og løpende arbeidsgiveransvar. Kanskje er du den kreative typen som er best på å skape ny virksomhet, men som bør selge videre til andre som administrerer ansatte og arbeidsgiveransvaret bedre? 

Hvordan vurderer arkitekt Vegard sin kapasitetssituasjon?

Vegard ser fordelene ved at flere hoder kan dekke et bredere kompetansefelt og han ser at enkelte av kundene hans også har vokst.

La oss vende litt tilbake til eksempelhistorien om arkitekten vår. Vegard tenker at han ønsker å vokse og han ønsker ikke flere inn på eiersiden. Han ser fordelene ved at flere hoder kan dekke et bredere kompetansefelt og han ser at enkelte av kundene hans også har vokst. Skal han vokse sammen med dem må han skaffe pålitelig dedikert ekstra arbeidskapasitet.

Samtidig kjenner Vegard flere arkitekter fra studietiden som frem til nå har jobbet på større kontorer og han har luftet tanken om de kan være interessert i å jobbe for ham. Han vet også at disse studiekollegene ikke ønsker å drive egne kontorer. De har ulike private livssituasjoner som gjør at det er vanskelig å prioritere tid til å være medeier av en bedrift.

Hvordan drive bedre – 10 tips til småbedrifter.

Vegard lurer på om kapasitetssituasjonen faktisk vil bli bedre med en ekstra ansatt eller om han vil bruke for mye tid på administrasjonsarbeid.

Vegard lurer på om kapasitetssituasjonen faktisk vil bli bedre med en ekstra ansatt eller om han vil bruke for mye tid på administrasjonsarbeid, arbeidsgiverplikter og bekymringer med en ekstra person. Han tenker på mange av arbeidsgivers oppgaver – HMS arbeid og arbeidsmiljøtiltak for ansatte, sykefraværsrisiko og ferieavvikling, håndtering av arbeidsavtale og lønnsforhold, rapporteringsplikter til det offentlige om skatter, avgifter og SSB statistikk. Det er fare for å måtte pålegge den ansatte overtid om utvidelsen går bra og det er også fare for å måtte gå gjennom en permittering eller oppsigelsestid dersom utvidelsen ikke blir suksess. Og hva skjer om de ansatte ikke fungerer godt i jobben?

Hvilket valg tar Vegard – ansettelse eller innleie?

…den vanskelige første ansettelsen.

Vegard bestemmer seg for å velge innleie av ekstra hjelp en tid til fremover. Vegard liker ikke å ta for mye risiko og han vil være enda mer solid og lønnsom og sikker på at han faktisk klarer å få mer arbeid før han blir arbeidsgiver. Han har også snakket med sin regnskapsfører og fått høre litt mer om den vanskelige første ansettelsen. Han blir fortalt at å gå fra en til to ansatte kanskje er den vanskeligste perioden i en oppstartsbedrift.

Realiser prosjektet ditt – stift et aksjeselskap fra kr 990,-.

Får man stadig mer å gjøre og kan gå kjapt videre til tre, fire eller kanskje fem ansatte kan man klare å få tilstrekkelig lønnsomhet fra flere ansatte til å dekke inn noe administrasjonsarbeid. Men stopper man på to eller tre ansatte er det ikke uvanlig at det ikke er nok lønnsomhet i bedriften til en daglig leder som utfører administrasjon alene – da må alle ansatte bidra til lønnsomheten – også sjefen – og det stiller store krav til at alle ansatte er erfarne og selvgående uten at en leder fotfølger med veiledning og etterkontroll.

…bruke innleie av arbeidskraft inntil han kan ansette to til tre medarbeidere.

Vegard tenker at han kan «hoppe over» den vanskelige tomannsbedriften og heller bruke innleie av arbeidskraft inntil han kan ansette to til tre medarbeidere. Basert på sine budsjettanslag håper han at den dagen han ansetter medarbeidere vil de generere lønnsom drift slik at det frigjør tid til det viktige administrasjonsarbeidet som en arbeidsgiver må utføre.

Lese flere av våre historier og innlegg om næringsliv? Her finner du innholdsoversikt for devoldconsulting bloggen. 

 

Har du flere spørsmål om temaet ansatt?

Bør jeg la ansatte feile for å lære av sine feil?

Hva koster en ansatt?

Kan jeg betale lønn til ektefelle eller samboer fra enkeltpersonforetaket?

 

Ønsker du å dele en historie fra næringslivet under devoldconsulting bloggens motto  – «Dele erfaringer og kunnskap – gjøre hverandre gode»? Ta kontakt med Arne Devold.

Skrevet av Arne Devold.

Kontakt en rådgiver