Har du det for travelt som daglig leder?

…med mørke ringer rundt øynene og ikke helt tilstede vurderer jeg å ta «Har du det for travelt?» praten.

De fleste av våre klienter er daglige ledere eller innehavere av virksomheter og de fleste har det travelt – noen ganger for travelt. Det er lett å se når stresset har tatt overhånd. Kunden kommer opp trappen til møterommet med mørke ringer rundt øynene eller er generelt ikke helt tilstede – da vurderer jeg å ta «Har du det for travelt?» praten. En gang bommet jeg stygt. Det var en ny klient som absolutt ikke var stresset av jobben, men som nettopp hadde vært alvorlig syk og kjempet tappert for å komme tilbake i drift – men det er en annen historie. 

Ikke alle viser negativt stress på samme måte, noen blir mer aktive enn vanlig og overkompenserer sin egen travelhet med å prate enda mer interessert og engasjert, men driver egentlig brannslukking i alle ender fordi man ikke har nok tid til å gjøre oppgavene ordentlig eller ferdig på grunn av stresset.

Kortsiktig stress kan være positivt, langvarig stress kan være ødeleggende for bedriften din.

Les mer og våre mentor og rådgivningstjenester.

Kjenner du deg igjen? Føler du at du kan være flaskehalsen i bedriften – at for mange oppgaver må gå via deg? Før eller siden vil de aller fleste daglige ledere måtte gjennom en periode på jobben som er travlere enn ønskelig – det er vanskelig å unngå – spesielt ille kan det bli dersom du kommer på etterskudd med ansattoppgaver og personalansvar. Kortsiktig stress kan være positivt, langvarig stress kan være ødeleggende for bedriften din.

Selv i regnskapsbransjen må vi tenke «godt nok».

Jeg opplever selv travle perioder og liker at ting er på stell. Det er en balansegang mellom å finne et akseptabelt stressnivå og få ting gjort – ikke perfekt – men godt nok. Selv i regnskapsbransjen må vi tenke «godt nok» – å være perfekt ville verken være sunt for arbeidsmiljøet eller lønnsomt. Det kortvarige stresset får meg til å yte bra i et enkeltoppdrag og oppleves positivt. Derimot vil oppgaver som ikke blir løst over lang tid eller rutiner som ikke fungerer på sikt oppleves negativt. Jeg vet jeg må finne en løsning før utfordringen blir langvarig og gir negativt stress.

Å være daglig leder krever mye. Å klare å styre bedriften uten å trå inn i det negative stresset handler for meg om å unngå å detaljstyre driften og ansatte og samtidig opprettholde god nok kvalitet på leveransene.

Er du uten ansatte og dermed alene om driften? Da må du mer inn i detaljene og du bør vurdere å leie inn hjelp til de oppgaver som ligger innenfor områder du selv ikke er mest effektiv på. 

Når du kjenner dine ansatte, vet hvem som har kapasitet og hvem som egner seg for de ulike oppgavene reduserer du totalbelastningen på virksomheten din.

Jeg jobber hver dag med å delegere de løpende oppgavene og trene ansatte i å ta ansvar og stole på seg selv og sine kollegaer. Får jeg det alltid til? Nei – ingen er perfekt. Min målsetning er å gjøre det beste ut av hver situasjon uansett med de styrker og svakheter vi alle har – og å lytte. Etter min oppfatning er det viktigste en daglig leder gjør å lytte til sine ansatte og la hver og en bli hørt. Det sparer deg totalt sett for tid og gjør hverdagen mindre stressende og mindre travel. Når du kjenner dine ansatte, vet hvem som har kapasitet og hvem som egner seg for de ulike oppgavene reduserer du totalbelastningen på deg selv og staben din. Delegerer du oppgaver uten kjennskap til hvordan dine ansatte har det, øker sjansen for feil, stress og belastningsskader.  

Løsningen for deg som skal styre bedriften og rekke alt sammen er like enkel som den er vanskelig. Du må prioritere og delegere. Ansatte er bedriftens viktigste ressurs og delegering av oppgaver til ansatte er eneste farbare vei for å unngå det negative stresset.

Kontakt våre rådgivere og regnskapsførere for en prat.

For å redusere daglig leders stress er mye gjort ved å organisere rutiner og få en fast plan på oppgavene. Jobb kontinuerlig med å legge til rette for å gi de ansatte faglig oppdatering, kollegial hjelpsomhet, rutinemessige rammer og faglige verktøy og veiledere slik at de kan løse oppgaver selvstendig. Er du medlem av en faglig bransjeforening? Ofte er mye kvalitets- og rutineverktøy ferdig utarbeidet der. Bruker du alt for mye tid på egenutviklede rutiner risikerer du at de blir utdatert før du må til på nytt igjen – omgivelsene forandrer seg hele tiden. 

Noen ganger er det for en daglig leder heller slett ikke tid til å «regne hjem» alle prosjekter.

I løpet av studenttiden med økonomi og ledelsestudier ved NHH lærte vi mye om optimalisering – det betyr å gjøre et så godt resultat som mulig under gitte betingelser. Vi tegnet grafer, regnet på effekter av ulike scenarioer og prøvde dermed å forutse hvordan den økonomiske utviklingen ville bli for å finne best mulig resultat ettersom forutsetningene endret seg. Var det nyttig? Som grunnlag og teori for forståelse av økonomi – «ja», som et arbeidsverktøy i den virkelige verden i små- og mellomstore bedrifter – i beste fall et «tja». Som leder i en liten bedrift kan du ikke regne deg frem til effektivitet i alle ledd og hensynta alle detaljer. Ikke engang lønnsomhet kan du alltid budsjettere deg frem til. Ofte er et budsjett bedre enn ingen estimater, men markeder kan være umodne og forutsetningene være for lite stabile slik at budsjettet slår fullstendig feil. Det virkelige liv passer ikke alltid med teoretiske modeller, uforutsette ting skjer hele tiden. Noen ganger er det slett ikke tid til å «regne hjem» alle prosjekter i detalj og du må stole på en grov overordnet kalkyle, magefølelsen din og dine ansattes vurderinger. 

Les mer om våre 10 tips til småbedrifter om hvordan drive bedre.

Har du for mange oppgaver og for travelt – stol mer på dine ansatte…

Som daglig leder har en tusen ting og kontaktpersoner å tenke på; kunder, leverandører, ansatte, det offentlige, banken, styret og øvrige forretningsforbindelser – alle sammen krever noe av deg og venter på informasjon og at du skal følge opp. Det skal ikke store bedriften til før du ikke kan gjøre dette alene. 

Har du for mange oppgaver og for travelt – stol mer på dine ansatte, lær dem å jobbe selvstendig og deleger oppgaver og ansvar mer enn du gjør idag. Å være daglig leder vil ofte være travelt, men for å yte en god innsats må du finne en balansegang der du styrer oppgavene og ikke lar oppgavene ta styringen over deg.

Lese flere av våre historier og innlegg om næringsliv? Her finner du innholdsoversikt for devoldconsulting bloggen. 

Ønsker du å dele en historie fra næringslivet under devoldconsulting bloggens motto  – «Dele erfaringer og kunnskap – gjøre hverandre gode»? Ta kontakt med Arne Devold.

Skrevet av Arne Devold.