Regler du bør kjenne til om fradrag og julebord

Regler for julebord og julegaver i bedrift: Julebordsesongen står nok en gang for tur, og det er på tide å begynne planlegging hvis bedriften din skal gi gaver eller holde julebord for sine ansatte. Julebord og julegaver kan være skattefrie tiltak for bedriften, dersom det gjøres riktig. Her gir vi deg en innføring i regelverket.  

Julebord og julegaver – unntak fra skattepliktig inntekt

Etter Skatteetatens hovedregel er enhver fordel (lønn eller naturalytelser) som ansatte mottar fra arbeidsgiver gjennom sin stilling å regne som skattepliktig inntekt. Det forekommer likevel en rekke unntak fra denne regelen som vil tillate bedriften å gjennomføre skattefritt julebord.  

Hva kan den ansatte motta skattefritt? 

Ansatte kan motta gaver av verdi inntil 5.000 kr. skattefritt i løpet av inntektsåret, forutsatt at gaven ikke kan innløses i kontanter. I tillegg kan den ansatte delta på arrangementer i regi av bedriften (herunder julebord) uten å fordelsbeskattes.  

Hvilken fradragsrett har bedriften? 

 Etter hovedregelen har arbeidsgiver fradragsrett for kostnader knyttet til velferdstiltak…

Julebord, som andre isolerte arrangementer, vil kunne regnes som velferdstiltak for bedriftens ansatte. Etter hovedregelen har arbeidsgiver fradragsrett for kostnader knyttet til velferdstiltak når disse er pådratt av interesse for de ansatte. Arbeidsgiver kan også kreve fradrag for gaver til den ansatte innenfor 5.000 kr grensen.  

Trenger du en mentor til bedriften din?

Vilkår for skattefritt julebord 

 Det foreligger ingen konkret beløpsbegrensning for kostnader til julebord…

Det er hovedsakelig to regler som er viktige å huske på dersom man ønsker å holde julebordet skattefritt: 

• Forsvarlige kostnader: I likhet med andre velferdstiltak må kostnadene til julebordet kunne anses som rimelige. Noen mer konkrete rammer for hva dette innebærer er ikke oppgitt av Skatteetaten, men som en tommelfingerregel kan man gjerne se til hva som gjennomføres ellers i arbeidslivet. Norske virksomheter bruker i all hovedsak en del penger på trivselstiltak for sine ansatte.  
• Inkludere alle: For at julebordet skal kunne regnes som et velferdstiltak med unntak fra skatteplikt, må alle, eller en betydelig gruppe ansatte, være invitert. Dersom arrangementet er forbeholdt bare noen få utvalgte i bedriften, vil ikke julebordet kvalifiseres for å være skattefritt. Dermed er det for eksempel ikke mulig å gjennomføre skattefritt julebord kun for daglig leder alene, lederteamet eller partnere.  

Det foreligger ingen konkret beløpsbegrensning for kostnader til julebord og selskapet har rett på fullt skattemessig fradrag selv med alkoholservering inkludert.  

Hvem kan inviteres til firmaets skattefrie julebord? 

 …fradrag kun for de kostnadene som gjelder personer knyttet til bedriften.

Arbeidsgiver har fradragsrett ved bedriftens arrangementer dersom deltakerne er “tilknyttet” bedriften. Dette omfatter: 

• Ansatte (herunder deltidsansatte og korttidsansatte) 
• Den ansattes familie (innenfor rimelighetens grenser) 
• Eiere, styremedlemmer og aksjonærer 

Dersom det i tillegg deltar personer som ikke kan knyttes til bedriften ved å oppfylle ovennevnte vilkår, skal kostnadene fordeles forholdsmessig. Arbeidsgiver får da fradrag kun for de kostnadene som gjelder personer knyttet til bedriften. Altså, er ¾ av deltakerne tilknyttet bedriften, kan arbeidsgiver fradragsføre ¾ av kostandene for julebordet.   

Våre skybaserte økonomiløsninger for din bedrift

Kan jeg invitere kunder til julebord? 

 …reglene for representasjon vil være gjeldende. 

Dersom du har lyst til å spandere julemiddag på en kunde eller invitere dem til julebord, vil dette anses som representasjon og reglene for representasjon vil være gjeldende. I den grad reglene for representasjon overholdes, kan bedriften få skattemessig fradrag for inntil kr 474 per deltaker. Her er det viktig å huske på at tiltaket ikke er av privat karakter og at servering av brennevin vil medføre skatteplikt også for maten.  

Regler for julebord i små bedrifter og enkeltpersonforetak 

…ikke rett på skattefradrag hvis du arrangerer julebord kun for deg selv.

Årsaken til at man skal kunne gjennomføre skattefrie velferdstiltak er først og fremst for å oppmuntre bedriftene til å skape tilhørighet og sosialt samvær mellom ansatte. Driver du enkeltpersonforetak uten andre ansatte, har du dermed ikke rett på skattefradrag hvis du arrangerer julebord kun for deg selv.  

Kravet for å kunne arrangere et skattefritt julebord i små bedrifter er at det må være en ansatt i bedriften som ikke har nær familietilknytning (ektefelle/samboer eller familiemedlemmer i rett opp- og nedstigende linje).

Våre regnskapstjenester.

Den ansatte og eier kan heller ikke være samme person. Dersom det er flere deltidsansatte må disse totalt utgjøre minimum en hel stilling.  

Hva kan man gi i julegave til ansatte? 

 Skattefriheten er forutsatt at gaven gis som del av en generell ordning i bedriften…

Det er få begrensinger for hva du kan gi til dine ansatte i julegave, så lenge det ikke kan veksles inn i penger. 

Alt fra klær, interiør, en opplevelse, elektronikk eller gavekort er fine julegaver. Her er det bare fantasien som setter grenser! Dersom man ønsker en alternativ løsning, kan det å gi en donasjon til et ønsket veldedig formål være et fint alternativ.  

Best i test regnskapssystemer.

Altså kan gaven være nesten hva som helst, men det er likevel et par punkter som kan være greie å huske på: 

• Gaver av verdi inntil kr 5.000 per år må ikke beskattes av den ansatte, samt at arbeidsgiver har fradragsrett for beløpet.  
• Dersom gavens verdi overgår beløpsgrensen på 5.000 kr, må kun de overskytende kostnadene skattlegges.  
• Skattefriheten er forutsatt at gaven gis som del av en generell ordning i bedriften, altså skal gaveordningen omslutte alle de ansatte i bedriften.
• Gaver i forbindelse med jubileum eller lignende har egne skattefrie beløpsgrenser, og er ikke en del av den årlige 5.000 kr grensen.  

Småbedriftsledelse er empati.

Lønnsrapportering av skattefrie gaver? 

  Skattefrie gaver til den ansatte skal i utgangspunktet ikke lønnsrapporteres.

Skattefrie gaver til den ansatte skal i utgangspunktet ikke lønnsrapporteres. 

Hvis gavens verdi overstiger beløpsgrensen på 5.000 kr, må derimot beløpet over grensen fullt ut skattlegges som lønn. I tillegg skal hele gavebeløpet skattlegges som lønn dersom ikke øvrige vilkår for skattefritak overholdes, for eksempel at gaven består av et kontantbeløp eller at gaveordningen bare er forbeholdt noen ansatte.  

Skattepliktige gaver rapporteres som trekkpliktig naturalytelse, eller som en kontantytelse dersom den består av et pengebeløp.  

MVA-behandling av gaver 

  …ingen fradragsrett både for gaver gitt som oppmerksomhet og som reklametiltak.

Innkjøp av enkle oppmerksomheter, herunder julegaver, utløser som hovedregel ikke fradragsrett for inngående mva. Ergo vil gavens mva beløp utgjøre en utgift for arbeidsgiver. Denne regelen er uavhengig av mottaker og gjelder for gaver til ansatte, kunder, leverandører, aksjonærer osv.  

Det er ingen fradragsrett både for gaver gitt som oppmerksomhet og som reklametiltak. Den gjelder heller ikke dersom det er snakk om produkter med påførte reklameeffekter som bedriftens logo eller navn. Unntaket er gaver hvor verdibeløpet er under 100 kr pr mottaker.  

Den oppkommende julebordsesongen har bydd på både offentlige og private diskusjoner, og varierende anbefalinger fra helsemyndigheter. Normalt er dette både en viktig sesong for restaurantbransjen og en oppmuntring som ansatte i næringslivet ser fram til. COVID-pandemien har naturlig nok lagt en begrensning på mulighetene for å arrangere høytidssammenkomster som vanlig, men de endrede skattereglene er ment for å støtte tilhørighet på arbeidsplassen og hjelpe kriserammede spisesteder. Derfor vil vi oppfordre våre lesere til å benytte seg av tiltakene, overholde smittevernreglene og bidra til en trygg julebordsesong. 

Vi ønsker deg en riktig fin førjulstid! 

Varme hilsener fra alle oss i Devold Consulting AS 

Lese flere av våre historier og innlegg om næringsliv? Her finner du innholdsoversikt for devoldconsulting bloggen. 

Ønsker du å dele en historie fra næringslivet under devoldconsulting-bloggens motto: “Dele erfaringer og kunnskap – gjøre hverandre gode”? Ta kontakt med Arne Devold.

Vil du vite mer?