7 kjappe steg for å komme igang med regnskapsfører
For å gi deg best mulig service i oppstarten av et regnskapsoppdraget trenger vi en prat. Vi må bli kjent både med deg og med virksomheten din. Så legger vi en plan sammen for å etablere gode økonomirutiner og avtale hvem som gjør hvilke oppgaver.
Våre rådgivere vil gjøre sitt ytterste for å gi deg den beste start du kan få med ditt regnskapsoppdrag. Din suksess er vår viktigste oppgave.
1. Introduksjonsmøte
Vi inviterer til et introduksjonsmøte der vi blir kjent med deg og din eksisterende eller planlagte virksomhet, vi sjekker ut om det er spesielle temaer knyttet til regnskapsoppdraget. Enkelte bransjer har egne regnskapsforskrifter som påvirker krav til kundens regnskapsdokumentasjon. Vi sjekker også ut om du har spørsmål knyttet til prosessen hvordan bytte regnskapfører.
2. Hva vil du gjøre selv, og hva skal vi hjelpe med?
Du kan føre hele eller deler av regnskapet selv og få hjelp fra oss til utvalgte oppgaver. I introduksjonsmøtet avklarer vi hva du ønsker å gjøre, og hva du vil overlate til oss.
Ren opplæring og teknisk hjelp i regnskapssystemet kan være en avgrenset rådgivningstjeneste. Dersom vi utfører regnskapsoppgaver for virksomheten din, for eksempel bokføring, retting av posteringer eller utarbeiding av mva-melding og årsregnskap, vil dette normalt være et regnskapsoppdrag – også når du fører de fleste bilagene selv.
Vi avtaler skriftlig hvilke oppgaver vi skal utføre, hvilken kontroll og oppfølging som inngår, og hva du selv skal sørge for. Ved regnskapsoppdrag følger vi regnskapsførerloven og god regnskapsføringsskikk.
Det er innholdet i bistanden som avgjør hvilke krav som gjelder, ikke bare hva avtalen kalles. Se Finanstilsynets forklaring av hvem som må ha godkjenning som regnskapsforetak.
Du beholder virksomhetens lovpålagte ansvar for regnskapet. Vi har ansvar for å utføre våre avtalte oppgaver i samsvar med kravene som gjelder for oppdraget.
3. Valg av økonomisystem
I økonomisystemet holder du oversikt over at du tjener penger, at du har sent fakturakrav til dine kunder, at kundene har betalt deg, du ser hvilke krav leverandørene krever for sine varer og tjenester, du kan både betale leverandører og sjekke hvilke leverandører du allerede betalt med mye mer.
Økonomisystemet er et av de viktigste støtteverktøyene i næringsvirksomheter.
Har du et skybasert økonomisystem med automatisert ajourføring finner du opplysningene du trenger i tilnærmet sanntid.
Vi lytter til dine behov og sammen finner vi et økonomisystem som passer til ditt aktivitetsnivå. Vårt mål er å gi deg et enkelt og forståelig øyeblikksbilde av din økonomiske situasjon slik at du er i stand til å ta de beste beslutningene.
4. Plikter og frister
Regnskapsfører vil også gjennomgå plikter, ansvarsforhold og frister med kunden før vi kan komme i gang med et regnskapsoppdrag.
Som næringsdrivende har man et sett av ulike plikter i forhold til lovverk å være klar over. Lovverket stiller krav til ansvarsforhold og definerer ulike roller i selskapet, spesielt i aksjeselskap, som kunden må ha kjennskap til.
Vi informerer kunden om de ulike fristene for innberetninger til offentlige myndigheter og presenterer en fristkalender.
Les mer om hvem som har ansvaret for regnskapet før oppstartsmøtet.
5. Oppdragsavtale
Regnskapsfører skal etter regnskapsførerloven § 5-2 opprette skriftlig oppdragsavtale med kunden for hvert regnskapsoppdrag. Avtalen spesifiserer hvilke oppgaver vi skal utføre, og for hvilken tid oppdraget gjelder. Oppgaver som ikke står i avtalen, er fortsatt kundens ansvar.
Regnskapsfører vil også be om en fullmakt fra kunden for å kunne utføre sitt arbeid. Fullmakten gir regnskapsfører bl.a. mulighet til å innhente bankkontoopplysninger, opplysninger fra offentlige etater, inkassoselskaper, innlevere skattemelding for mva, skattemelding for inntekt og formue og årsregnskap m.m.
6. Registrering i Brønnøysundregistrene
Regnskapsfører vil når oppdraget starter foreta en sjekk av selskapets registrering i Brønnøysundregistrene og registrere Devold Consulting som kundens regnskapsfører.
Ved å foreta en slik registrering vil vi automatisk få tilgang til bl.a. AltInn som er en viktig nettportal for å foreta innberetninger til det offentlige.
Har du hatt regnskapsfører fra tidligere? Vi ordner alt det praktiske – vi trenger kun en overføringsdato og kontaktopplysninger på forrige regnskapsfører for å overføre et regnskapsoppdrag.
7. ID-kontroll
Før et autorisert regnskapsoppdrag starter må regnskapsfører foreta en identitetskontroll. Dette for å sikre at før vi kommer i gang med regnskapet har vi identifisert at kunden er den vi tror den er.
Kunden må fremvise en legitimasjon for identifikasjon, dette i henhold til lovkrav i Hvitvaskingsloven.
Hva skjer etter start av regnskapsoppdrag?
Etter at vi har fått satt opp økonomisystemet og lagt til rette for automatisert regnskap, vil du løpende kunne følge med på oppdateringen av økonomien din i et oversiktlig dashbord. Her ser du enkelt hva som er status og kan utføre de oppgaver du ønsker å gjøre selv.
Vår regnskapsfører gjør sin del av jobben i samme system og sørger for at du er ajour og orientert. Du kan kontakte regnskapsfører og stille de spørsmål du ønsker svar på.
Regnskapsfører vil gi tilbakemeldinger til kunden om eventuelle forbedringer i bilagsrutiner og følge opp eventuelle uklarheter i regnskapet. Regnskapsfører vi også følge opp avtalte oppgaver som melding om frist for betaling av arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk, melding om betaling av merverdiavgift.
I perioden januar til mai hvert år utfører regnskapsfører årsavstemminger på lønn og årsoppgjør på regnskap. Det er i denne perioden svært viktig at regnskapsfører får rask tilbakemelding på sine forespørsler slik at arbeidet ikke stopper opp eller blir forsinket på grunn av manglende dokumentasjon.