Hvordan bytte regnskapsfører?

Å bytte autorisert regnskapsfører er en prosess. Regnskapsfører skal følge «God regnskapsføringsskikk» som sikrer rettigheter både for klient og regnskapsfører.

Her er trinnene du kan følge for å bytte regnskapsfører:

• Sjekk oppdragsavtalen

Det første du bør gjøre ved skifte av regnskapsfører er å sjekke oppdragsavtalen. En vanlig oppsigelsestid er 3 måneder. Mange regnskapsførere er villige til å droppe oppsigelsestiden for å gjøre deg mest mulig fornøyd i en avslutning. Men ikke alle, så vær forberedt på at det kan ta tid å gjennomføre byttet.

Sjekk også hva oppdragsavtalen sier om øvrige vilkår for å avslutte oppdraget. Oppdragsavtalen er et lovpålagt dokument og det finnes gjerne et vedlegg med standard leveransevilkår som sier noe mer om avslutningsprosedyrer.

• Finn en ny regnskapsfører

Det kan være fornuftig å finne en ny regnskapsfører før du melder oppsigelse til din gamle. Avhengig av lokasjon og sesong kan det være begrenset kapasitet i markedet, og du bør være sikker på at du har en god løsning før du avslutter den eksisterende avtalen.

Sørg for å gjøre god research før du velger en ny regnskapsfører. Se på deres erfaring, tjenester og sjekk referanser. Hvis du planlegger å bruke regnskapsfører til personlig oppfølging ta gjerne en samtale og sjekk at du har god kjemi med den regnskapsføreren som skal følge deg opp. Mange regnskapsfører har en «Hvorfor velge oss som din regnskapsfører» nettside der den aktuelle regnkapsførers fordeler oppsummeres. 

• Kontakt din nåværende regnskapsfører

Fortell dem at du planlegger å skifte regnskapsfører. Snakk om eventuelle utfordringer dere har opplevd i oppdraget, og diskuter om dette kan skyldes misforståelser. Regnskapsførerbransjen er en strengt lovregulert bransje, så regnskapsføreren din kan være pålagt å gjøre oppgaver/ følge prosedyrer som virker unødvendig for deg som klient.

• Følg opp ny regnskapsfører dersom det har gått tid mellom forespørsel og aktuelt tidspunkt for skifte

Regnskapsførers kapasitet varierer og forespørsler om nye oppdrag håndteres løpende. Dersom det har gått tid mellom din første forespørsel og tidspunktet for gjennomføring av skiftet bør du kontakte din nye regnskapsfører på nytt og få bekreftet interesse og kapasitet.

• Gjennomfør skriftlig oppsigelse av oppdragsavtalen

Et vanlig punkt i oppdragsavtalen er at oppsigelse skal skje skriftlig. Vær tydelig på tidspunktet for oppsigelsen slik at alle parter er klar over når overføringen til ny regnskapsfører skal skje.

• Signer oppdragsavtale med ny regnskapsfører

I oppdragsavtale med den nye regnskapsføreren bør du være spesielt oppmerksom på å få med punkter om tema som du eventuelt tidligere har vært misfornøyd med.
Vær også nøye med at tidspunktet for oppstart sammenfaller med tidspunktet for avslutning i den gamle avtalen.

• Be om overføring av regnskapsopplysninger og sikre regnskapsmateriell

Din nye regnskapsfører vil trenge alle relevante regnskapsopplysninger for å fortsette å håndtere regnskapet ditt. Dette kan inkludere tidligere regnskap, bilag, skatterapporter, lønnsoppgjør, balanseoppstillinger osv. Hvis du tidligere har bedt din gamle regnskapsfører om å sende deg denne informasjonen, bør du gi den videre til den nye regnskapsføreren.

Hvis du har regnskapet i et skybasert regnskapssystem forenkles denne prosessen. Ny regnskapsfører får tilgang til systemet og den gamle regnskapsførerens tilgang fases ut. Vær oppmerksom på at begge regnskapsførere som oftest vil ha tilgang i overgangsfasen.

Merk også at selv om du benytter et skybasert regnskapssystem vil det være oppdragsdokumentasjon som likevel kan være aktuelt å overføre manuelt. Dersom oppdraget overføres midt i året vil ny regnskapsfører ha behov for tilgang til arbeidspapirer og utførte avstemminger.

På dette tidspunktet må du ha gjort opp alt av skyldig og forfalt honorar til din gamle regnskapsfører. Din gamle regnskapsfører kan holde tilbake bearbeidet regnskapsinformasjon som din nye regnskapsfører trenger dersom du ikke er ajour med oppgjøret av regnskapshonoraret.

Overføringstidspunktet kan være et godt tidspunkt å dobbeltsjekke og sikre at arkivering av regnskapsopplysninger er ivaretatt.

• Sjekk registrering av ny regnskapsfører i Brønnøysundregistrene

Din nye regnskapsfører skal registrere seg som regnskapsfører for selskapet ditt. Registreringen gir ny regnskapsfører Altinn-rettigheter. Sjekk at denne regnskapsfører registreringen er registrert i Brønnøysundregistrene slik at myndighetene er oppdatert om hvem som er ansvarlig regnskapsfører på oppdraget.

• Følge opp både gammel og ny regnskapsfører i overgangsperioden

Selv om en profesjonell regnskapsfører skal håndtere hele overføringen for deg og har rutiner som sikrer at overføringen går greit, kan det være smart å være ekstra oppmerksom i overgangsperioden.

En ny regnskapsfører kan ha andre praktiske måter å løse regnskapsoppgaver på og det kan være fort gjort å forutsette at gammel og ny regnskapsfører gjør alt likt. Sjekk ansvarsforholdene i oppdragsavtalen og snakk med din nye regnskapsfører om dine interne rutiner kan fortsette som før eller om det må eller bør skje endringer.

Hvordan vurdere ny regnskapsfører?

Når du velger en regnskapsfører, bør du vurdere en del faktorer for å sikre at du finner den rette personen eller firmaet for din bedrift:

• Kvalifikasjoner og sertifiseringer

Det er lovpålagt i Norge å være statsautorisert regnskapsfører for å utføre ekstern regnskapsførsel. Leier du inn en regnskapsfører uten autorisasjon utfører du en ulovlig handling. I Norge er det Finanstilsynet som gir autorisasjon til regnskapsførere.

• Erfaring

Hvor lenge har regnskapsfører vært i regnskapsbransjen? Det kan være en fordel at det nye regnskapskontoret ditt har regnskapsførere med lang og bred erfaring for å ivareta ulike faglige vurderinger. Samtidig er regnskapsførerbransjen i endring og kunnskap om IT-teknologi blir stadig viktigere. Et ansatt-team bestående av både eldre og yngre regnskapsførere vil ofte være en god kombinasjon.

Enkelte bransjer krever mer spesifisert regnskapsførererfaring enn andre. Forhør deg gjerne med din nye regnskapsfører om dette er tilfelle for deg og hvilke erfaringer de har.

• Tjenester

Hva slags tjenester tilbyr regnskapsføreren? Noen regnskapsførere tilbyr et bredt spekter av tjenester og fagområder, mens andre kan være mer spesialisert mot en bransje eller et fagområde, ha krav til regnskapssystem eller oppdragsinnhold/omfang.

• Prising

Forstå hvordan regnskapsføreren din tar betalt. De fleste regnskapsfører jobber fortsatt på timespris, men enkelte regnskapsførere tilbyr også fastpris. Ofte må du gjennomføre en prøveperiode for å bli tilbudt fastpris. Vurder også om kostnadene for tjenestene går overens med budsjettet ditt.

• Teknologi

Bruker regnskapsføreren moderne regnskapsteknologi og best i test regnskapssystemer? Dette kan effektivisere prosessene og gi deg bedre innsikt i virksomhetens økonomi. 

• Kommunikasjon

Er regnskapsføreren god til å kommunisere? Du vil ha en regnskapsfører som er tilgjengelig, svarer på spørsmålene dine på en forståelig måte og som holder deg oppdatert om viktige saker tilpasset ditt budsjett. Gjerne en regnskapsfører som tilbyr en «Spørsmål og svar tjeneste» og en «Gründerblogg».

• Tilgjengelighet

Hvor tilgjengelig er din regnskapsfører – kan hen supportere deg på de kanalene du foretrekker? Forsikre deg om at du kan få hjelp når du trenger det.

• Referanser

Sjekk referanser og omtaler. Hva sier tidligere eller nåværende kunder om regnskapsførerens tjenester?

• Geografisk plassering

Selv om mye regnskapsarbeid kan gjøres digitalt, kan det for enkelte klienter være en fordel at regnskapsføreren er basert i nærheten av deg for personlige møter.

 

Husk, det er viktig å finne en regnskapsfører som forstår din virksomhet og dine behov, og som du komfortabelt kan samarbeide med på lang sikt.