Kan jeg fradragsføre kostnader med grunnlag i en bankkontoutskrift eller en banktransaksjon?

Nei, bankkontoutskriften (eller et bilag som dokumenterer banktransaksjoner) vil i de aller fleste tilfeller ikke være god nok dokumentasjon av et skattefradrag. 

Banktransaksjoner dokumenterer betalinger – ikke skattefradrag

I regnskapet benyttes banktransaksjonene som dokumentasjon på inn- og utbetalinger,  som oppgjør for faktura, lån, refusjoner, offentlige avgifter og skatt m.v.

Unntak er for eksempel bankens egne omkostninger. Regnskapsfører og revisorer vil normalt godta at banktransaksjonen dokumenterer skattefradrag for bankomkostninger og bankgebyrer.     

For øvrig fradragsføring av kostnader er det viktig å ha nødvendige bilag for å dokumentere kostnadene. 

Bilagstyper for å dokumentere skattefradrag

Her er noen aktuelle bilagstyper for å dokumentere skattefradrag:

• Fakturaer

Alle fakturaer som viser kjøp av varer eller tjenester benyttes som fradragsdokumentasjon. Fakturaer skal inneholde detaljer som dato, beløp, merverdiavgift (oppgitt i NOK, hvis aktuelt), angivelse av partene (kundens og leverandørens navn) og beskrivelse av kjøpte varer eller tjenester.

• Kvitteringer

For mindre kjøp eller utgifter, som bevertning eller småinnkjøp betalt kontakt, er kvitteringer nødvendige. Som fakturaer, skal disse inneholde detaljer som dato, beløp og beskrivelse av kjøpet.

• Lønnsslipper/lønnsoversikt

Skattefradrag for lønnskostnader og tilhørende offentlige avgifter som f.eks. arbeidsgiveravgift dokumenteres ofte gjennom et lønnssystem og lønnsrapporter. Det er viktig å dokumentere sporing mellom det totale skattefradraget på lønnskostnader og detaljene for hva hver enkelt ansatt har fått i lønn (og eventuelt andre naturalytelser), hvor mye forskuddstrekk som er trukket på hver enkelt og hvordan arbeidsgiveravgiften er beregnet.   

• Reisedokumentasjon

Hvis bedriften dekker reisekostnader for ansatte, kreves det detaljert dokumentasjon. Dette kan inkludere flybilletter, hotellkvitteringer, bilutleiefakturaer osv.

• Kjørebok

Hvis bedriften eier kjøretøy, eller dekker ansattes bruk av eget kjøretøy, kan en kjørebok benyttes som del av grunnlagsdokumentasjon for skattefradrag. Siden kjøretøy regnes som et varig driftsmiddel vil dokumentasjon på skattemessige avskrivninger være nødvendig.

• Leieavtaler

Hvis bedriften leier kontorplass eller annet utstyr, skal leieavtaler oppbevares som dokumentasjon på disse kostnadene.

Bokføring av banktransaksjoner via bankintegrasjon og automatiserte API-rutiner

Et moderne regnskapssystem vil gjerne tilby automatisk føring av bankkontotransaksjoner. For oppgjør og betaling av leverandørfaktura og innbetalinger fra kunder ruter systemet gjerne bokføring automatisk som en betalingspost og ikke som et skattefradrag.

For øvrige inn- og utbetalinger skal man være litt mer oppmerksom i et automatisert regnskapssystem.

Noen systemer klarer å søke frem et tilhørende skattefradragsbilag fra en innboks, mens andre systemer har friere postering av betalingsbilag. 

Et eksempel: 

Regnskapssystemet forteller deg at du har en utbetaling på kr 1.000,- til Telenor som en åpen/ikke bokført banktransaksjon. Hvordan skal du bokføre denne? Du skal ikke bokføre banktransaksjonen som en telefonkostnad, men som en betaling til Telenor. Som bokføringsbilag på telefonkostnaden må du benytte fakturaen fra Telenor.

I dette eksempelet viser det seg at spesifiseringen på Telenor fakturaen består av kr 500,- som abonnement på telefonkostnad, mens resterende kr 500,- er en innholdstjeneste. Hadde du brukt banktransaksjonen som bilag hadde du både brutt regelverk for kjøpsdokumentasjon (banktransaksjon oppfyller ikke dokumentasjonskrav), manglet reskontroføring av en leverandørfaktura og bokført med feil kostnadskontoer i regnskapet.