Bør et skifte av økonomisystem skje ved nyttår?

En vanlig oppfatning blant næringsdrivende er at når man skal skifte et økonomisystem – så bør det skje ved nyttår. Stemmer dette? 

Fordeler ved å skifte økonomisystem ved nyttår

Skifte av et økonomisystem påvirker rutiner tilknyttet regnskap, lønn, ordre, fakturering, timeregistrering og eventuelt integrasjoner med tredjeparts fagsystemer.

Her er noen av fordelene ved skifte ved nyttår:

• Regnskapsår: Nyttår markerer starten på et nytt regnskapsår for de fleste virksomheter. Ved å starte med et nytt system fra 1. januar, slipper man å overføre uferdige transaksjoner fra et gammelt system til et nytt midt i regnskapsåret.

• Data samlet i ett system: Ved å starte det nye året med et nytt system, vil hele årets transaksjoner være samlet i det samme systemet, noe som kan gjøre rapportering og bokføring enklere.

• Opprydning: Overgangen til et nytt system ved nyttår kan være en fin anledning til å rydde opp i gamle data, oppdatere kunde- og leverandørregistre, og få en «ny start» med et oppdatert og bedre tilpasset system fra årets begynnelse.

• Mindre avbrudd i driften: For mange bedrifter er det lavere aktivitet rundt nyttår, noe som kan minimere eventuelle forstyrrelser ved implementeringen av det nye systemet.

Ulemper ved å skifte økonomisystem ved nyttår:

• Rask tilgang til ny funksjonalitet: Hvis det er et presserende behov for ny funksjonalitet kan det innebære risiko å vente til nyttår med å gjennomføre skiftet.

• Kapasitetsutfordringer ved nyttår i enkelte bransjer: Enkelte bransjer har det ekstra travelt rundt nyttår med eksempelvis varetellinger og oppstart eller avslutninger av oppdrag mellom sesongene. Et system skifte krever at man har tid til både opplæring, igangsettelse og testing av det nye systemet.   

• Begrenset kapasitet hos regnskapsfører ved nyttår: Regnskapsbransjen opplever generelt stor pågang av oppdragsarbeid ved nyttår. Regnskapsfører kan ha bedre tid til skifte av økonomisystem på andre tider av året.

• Begrenset supportkapasitet hos systemleverandør ved nyttår: Også økonomisystem leverandørene opplever stor pågang på support rundt nyttår. Ved å skifte økonomisystem ved nyttår kan man oppleve begrenset tilgjengelighet til menneskelige støtteressurser hos systemleverandør. 

• Endringer i selskapsstruktur: Sammenslåinger eller oppkjøp av bedrifter som nødvendiggør et systemskifte kan måtte skje uavhengig av nyttår.

Planlegging av systemskiftet er det viktigste

Uavhengig av når systemskifte skjer bør overføringen planlegges godt.

En god plan for skifte av et økonomisystem inneholder:

1. Analyse og behovskartlegging

• • Identifiser krav: Først bør du kartlegge hvilke funksjoner og egenskaper du trenger i det nye økonomisystemet. Dette inkluderer ting som fakturering, rapportering, lagerstyring, integrasjon med lønnssystemer, osv.
  • Vurder eksisterende system: Analyser hvilke utfordringer du har med det eksisterende systemet, og hva du ønsker å forbedre.
  • Involver nøkkelpersoner: Diskuter behovene med ansatte som bruker systemet, for å sikre at alle nødvendige funksjoner blir inkludert i vurderingen.

2. Velge nytt system

• • Undersøk alternativer: Gjør research på ulike økonomisystemer. Vurder deres pris, brukervennlighet, funksjonalitet og supporttjenester.
  • Testsystemer: Hvis mulig, be om demoer eller testversjoner for å prøve ut systemet og vurdere om det dekker dine behov.
  • Kontroller kompatibilitet: Sørg for at systemet kan integreres med andre systemer du bruker, som lønnsprogram, CRM eller kassasystemer.

3. Planlegg overgangsprosessen

• • Sett tidsplan: Bestem når overgangen skal skje. Som nevnt er nyttår en praktisk tid, men velg en periode med lavest mulig aktivitet for å minimere risikoen for forstyrrelser.
  • Lag milepæler: Del opp prosessen i klare milepæler, som valg av system, opplæring av ansatte, dataoverføring, testing og implementering.
  • Avtal støtte og opplæring: Sikre at leverandøren av det nye systemet tilbyr nødvendig støtte og opplæring, både i oppstartsfasen og videre.

4. Forbered dataoverføring

• • Rydd i dataene: Gjennomfør en opprydding av dataene i det eksisterende systemet. Dette inkluderer å slette dupliserte eller utdaterte kunder og leverandører, samt å sikre at alle poster er bokført og ajour.
  • Eksporter data: Eksporter regnskapsdata fra det gamle systemet og forsikre deg om at det nye systemet støtter importen av disse filene (f.eks. via CSV, XML eller andre formater).
  • Sikkerhetskopier data: Lag flere sikkerhetskopier av regnskapsdataene, i tilfelle noe skulle gå galt under overføringen.

5. Opplæring av ansatte

• • Gi opplæring: Sørg for at alle brukere av systemet får nødvendig opplæring før systemet tas i bruk. Dette inkluderer både regnskapsførere, økonomiansvarlige og andre som bruker systemet.
  • Løpende støtte: Det kan også være hensiktsmessig å ha ekstra støtte tilgjengelig i starten, slik at eventuelle problemer raskt kan løses.

6. Testing

• • Test før live drift: Sett opp testmiljø i det nye systemet, og overfør et begrenset sett av data for å teste at alt fungerer som det skal. Simuler daglige arbeidsflyter for å se hvordan systemet fungerer i praksis.
  • Korriger feil: Fiks eventuelle problemer eller mangler som dukker opp under testing.

7. Go-live og implementering

• • Overfør alle data: Når du er klar, overfør alle relevante regnskapsdata fra det gamle systemet til det nye. Dette inkluderer åpne poster, balanser, og transaksjonshistorikk.
  • Overvåk systemet: Følg nøye med på systemet de første dagene etter implementeringen. Sørg for at alle daglige arbeidsflyter fungerer som forventet, og at det ikke er noen avvik i dataene.

8. Oppfølging og evaluering

• • Evaluér implementeringen: Etter en periode (f.eks. én til to måneder), gjennomfør en evaluering av hvordan det nye systemet fungerer. Er alle fornøyd med bruken? Har dere opplevd noen problemer?
  • Sørg for støtte: Oppretthold kontakt med systemleverandøren for å få løpende støtte, og vær forberedt på å justere eventuelle prosesser som ikke fungerer optimalt.

9. Overhold krav til oppbevaring av regnskapsdata

• • Behold tilgang til gammelt system: Selv om du bytter økonomisystem, må du i henhold til bokføringsloven ha tilgang til gamle regnskapsdata i minimum 5 år (i unntakstilfeller lengre). Sikre at dette oppfylles, enten ved å beholde en arkivversjon av det gamle systemet eller ved å eksportere og lagre data på en sikker måte.