Hva er en aksjeeierbok?

En aksjeeierbok er en oversikt over hvem som eier aksjene i et aksjeselskap (AS). Alle norske aksjeselskaper er lovpålagt å føre en oppdatert aksjeeierbok. Dette følger av aksjeloven § 4-5.

Dokumentet er viktig for deg som driver et selskap, sitter styret eller jobber med regnskapet.

Hva skal en aksjeeierbok inneholde?

Aksjeeierboken skal minimum inneholde:

• Navn på aksjeeier
• Fødselsnummer / organisasjonsnummer
• Adresse (digital adresse/bostedsadresse/forretningsadresse/postadresse)
• Antall aksjer
• Aksjenummer 
• Eventuell aksjeklasse (A-aksjer, B-aksjer osv.)
• Tidspunkt for eierskap/overdragelse
• Tidspunkt for innføring i aksjeeierboken

Den skal til enhver tid være oppdatert ved:

• Salg av aksjer
• Kapitalforhøyelse
• Splitt eller spleis
• Endring i aksjeklasser

Når en aksjeeier er innført i aksjeeierboken, skal selskapet melde innføringen til aksjeeieren.

Hvorfor er aksjeeierboken viktig?

Det er flere årsaker til at aksjeeierboken er et viktig dokument:

• Den gir en oversikt over aksjonærer og stemmerett på generalforsamlingen 
• Den viser hvem som har rett på utbytte
• Den dokumenterer endringer i eierskapet når det skjer kjøp og salg av aksjer
• Kan bli forespurt fra revisor eller offentlig kontrollmyndighet når i kontrollhandlinger

Oppbevaringsplikt i 10 år

Det er plikt til å oppbevare opplysninger om aksjeeierne i minst 10 år. 

Vi anbefaler klienter å beholde aksjeeierboken og historikken fra selskapets stiftelse. Det kan forenkle og oppklare senere spørsmål og eventuelt løse tvister om det senere skulle bli tvil om eierskapet.

Hva er regnskapsførers rolle i forhold til aksjeeierboken?

I våre oppdrag har vi ikke påtatt oss ansvaret for aksjeeierboken. 

Vi har vurdert det slik at lang oppbevaringsplikt og potensielt manglende mottak av oppdateringer gjør at vi ser det er for stor risiko å stå ansvarlig for aksjeeierboken.  

Det vil normalt sett likevel være en automatisert aksjeeierbok i enkelte årsoppgjørssystemer dersom regnskapsfører har sendt inn aksjonærregisteroppgaven. Men vi kan som nevnt ikke garantere for fullstendigheten i denne.  

Hvordan oppdatere aksjeeierboken?

Å oppdatere aksjeeierboken handler først og fremst om å registrere alle endringer i eierskapet løpende og korrekt. Hver gang aksjer skifter eier – enten ved salg, gave, arv eller emisjon – skal dette føres inn i aksjeeierboken uten ugrunnet opphold. Det er styrets ansvar at aksjeeierboken til enhver tid er oppdatert, selv om den praktiske føringen kan utføres av andre.

Ved en aksjeoverdragelse må selskapet motta dokumentasjon, normalt i form av en aksjeoverdragelsesavtale. Deretter oppdateres aksjeeierboken med ny eier, dato for eierskifte, antall aksjer som er overført og eventuelle nye aksjenummer. Eierandeler i prosent bør også beregnes på nytt dersom total aksjekapital eller antall aksjer er endret. Det er viktig å kontrollere at overdragelsen ikke strider mot vedtektene, for eksempel forkjøpsrett eller krav om styregodkjenning.

En bør ha en fast rutine for kontroll av aksjeeierboken, for eksempel årlig gjennomgang i forbindelse med ordinær generalforsamling. Da sikrer man samsvar mellom aksjeeierbok, vedtekter, generalforsamlingsprotokoller og eventuelle meldinger til myndighetene.

Aksjeeierbok i Excel – et praktisk eksempel

Mange små og mellomstore selskaper fører aksjeeierbok i Excel. Det er fullt lovlig, så lenge den er korrekt og oppdatert.

Her er et enkelt eksempel på hvordan en aksjeeierbok kan settes opp:

← Bla sideveis for å se hele tabellen →

Dersom selskapet har 3000 aksjer totalt, vil hver aksjeeier eie 50 %.