Slik sikrer du god likviditet i bedriften

Uttrykket «Cash is King» betyr at kontantstrømmen i bunn og grunn er avgjørende for enhver virksomhet. Å sørge for at pengestrømmen er positiv og stabil er derfor det aller viktigste for å sikre drift og overlevelse.

Å sørge for at pengestrømmen er positiv og stabil er derfor det aller viktigste for å sikre drift og overlevelse.

Et positivt resultat betyr ikke nødvendigvis at virksomheten har god likviditet. Resultatet viser hvor lønnsom driften har vært i en periode, dvs. forskjellen mellom inntekter og kostnader slik de er bokført i regnskapet. Likviditeten derimot handler om betalingsevne: om bedriften faktisk har penger på konto til å betale sine forpliktelser når de forfaller.

Forskjellen ligger i tidsforskyvningen mellom inntekter og utgifter. Selv om resultatet viser når verdiene skapes, viser likviditeten når pengene faktisk beveger seg. Det er i dette tidsgapet mange bedrifter opplever utfordringer.

Jeg håper denne artikkelen kan bidra til økt forståelse for hvor viktig likviditetsstyring er – ikke bare som et regnskapsteknisk begrep, men som et praktisk verktøy for bedre økonomistyring. Med gode rutiner, løpende oppfølging og riktig rådgivning kan bedriften skape forutsigbarhet, trygghet og handlefrihet i hverdagen.

Med gode rutiner, løpende oppfølging og riktig rådgivning kan bedriften skape forutsigbarhet, trygghet og handlefrihet i hverdagen.

Artikkelen tar også for seg selskaper med kontinuerlig god likviditet. Likviditetsstyring er nemlig ikke bare for dem med dårlig betalingsevne.

Likviditet – en kort beskrivelse av begrepet og hvordan det kan måles

Likviditet handler enkelt sagt om betalingsevne – altså bedriftens evne til å betale sine regninger når de forfaller. Selv en lønnsom virksomhet kan få problemer dersom pengene sitter fast i kundefordringer, varelager eller investeringer.

Likviditet handler enkelt sagt om betalingsevne – altså bedriftens evne til å betale sine regninger når de forfaller.

For å forstå begrepet fullt ut, er det viktig å være bevisst på de ulike faktorene som påvirker likviditeten. Dette ønsker jeg å illustrere ved å trekke frem et av de mest brukte måltallene for likviditet – likviditetsgrad:

 

 

Dette målet på likviditet kan igjen deles inn i tre ulike likviditetsgrader basert på hvilke typer omløpsmidler en velger å ta med i utregningen.

Jeg ønsker ikke å gå for detaljert i dette, men heller se på hvilke ulike faktorer som påvirker likviditeten. Faktorene er her presentert i samme formel:

 

 

Det er ikke sikkert alle disse faktorene passer din virksomhet, men å ha et bevisst forhold til hvilke faktorer som påvirker virksomhetens betalingsevne er nøkkelen for å sikre god likviditetsstyring. La oss i større grad sette søkelys på hvilke vurderinger og konkrete tiltak som bør tas med for å sikre god likviditetsstyring.

Kundefordringer

Det finnes knapt noe verre enn å selge en vare eller utføre et oppdrag – uten å få betalt.

Å følge opp kundefordringer er derfor helt avgjørende for å sikre god likviditet. Fakturaen markerer ikke slutten på salget, men starten på innbetalingen. Gode rutiner for fakturering, purring og oppfølging av utestående krav reduserer risikoen for tap og sikrer at pengene faktisk kommer inn på konto.

Å følge opp kundefordringer er derfor helt avgjørende for å sikre god likviditet.

Vi ser særlig hos mindre bedrifter som vokser raskt, at oppfølgingen av kundefordringer lett blir glemt. Det er livsfarlig.

Når virksomheten vokser, påtar den seg også flere forpliktelser. Hvis forholdet mellom økning i krav og økning i fordringer stadig svekkes, kan det raskt føre til en likviditetsskvis – selv om driften ellers går godt.

Tiltak:

• Fakturer tidlig. Send faktura så snart varen er levert eller oppdraget fullført. Da er leveransen fortsatt fersk i minnet hos kunden. Sørg for at faktura inkluderer KID. Da matches utgående faktura og innbetaling automatisk, noe som igjen bidrar til en løpende oppdatert og pålitelig liste over åpne poster på kunder.
• Bruk tydelige betalingsbetingelser. Oppgi forfallsdato, purregebyr og eventuelle renter allerede i tilbud eller kontrakt.
• Følg opp forfalte fakturaer raskt. Send vennlig påminnelse rett etter forfall, og ha faste rutiner for purring.
• Automatiser der du kan. Bruk funksjoner i regnskapssystemet til å sende purringer eller betalingsvarsler automatisk, men bruk det fornuftig. Utøv forståelse ved henvendelse om utsettelse, og sørg for at kunden ikke mottar påminnelse og purring dersom noe annet er avtalt.
• Hold oversikt over utestående krav. Sett av tid jevnlig til å gå gjennom kundelisten og identifiser hvem som betaler sent.
• Vurder kredittgrenser. Ved større kunder eller mange fakturaer, vurder å sette en øvre grense for utestående beløp.

Kontantstrømoppstilling

Et kontantstrømbudsjett gir oversikt over forventede inn- og utbetalinger i tiden fremover. Et realistisk og oppdatert budsjett er et av de mest effektive verktøyene for å styre likviditeten aktivt og unngå ubehagelige overraskelser.

Et realistisk og oppdatert budsjett er et av de mest effektive verktøyene…

Det er dessverre slik at mange regnskapssystemer tilpasset mindre bedrifter fortsatt ikke har integrert kontantstrømoppstilling. Dette er bemerkelsesverdig, spesielt siden likviditet er både aktuelt og kritisk for svært mange små selskaper. Heldigvis finnes det eksterne leverandører som kan levere kontantstrømoppstillinger og automatiske prognoser tilpasset de fleste systemer.

Tiltak:

• Sørg for oppdatert data på fordringer og krav. Fakturer tidlig, og behandle inngående fakturaer løpende.
• Følg opp offentlige frister. Send inn oppgaver for merverdiavgift, arbeidsgiveravgift og skatt i god tid før fristen.
• Bruk rapporter aktivt. Kontroller at kontantstrømmen gjenspeiler virksomhetens faktiske drift, og gjør eventuelle justeringer i budsjettet.
• Vurder eksterne løsninger. Flere leverandører tilbyr verktøy for kontantstrømoppstilling og prognoser som kan integreres direkte med regnskapssystemet.

Hos Devold Consulting ønsker vi å være en aktiv bidragsyter til den teknologiske utviklingen i regnskapsbransjen. Det innebærer blant annet at vi gir tilbakemeldinger og forslag til forbedringer til systemleverandørene. Vi mener at et moderne regnskapssystem bør ha integrert kontantstrømoppstilling, og vi vil derfor ta initiativ til dialog med de leverandørene vi samarbeider med.

Leverandørgjeld

God styring av leverandørgjeld er en viktig del av likviditetsarbeidet. Målet er å betale regningene i tide – men ikke tidligere enn nødvendig.

Målet er å betale regningene i tide – men ikke tidligere enn nødvendig.

Ved å bruke betalingsfristene strategisk, kan bedriften beholde likviditet lenger uten å svekke tilliten hos leverandørene.

Tiltak:

• Løpende behandling av inngående faktura. På den måten er betalingslisten oppdatert.
• Betal på forfallsdato.
• Løpende oversikt over betalingsliste. Denne kan ofte filtreres på dato, leverandør, beløp m.m.
• Be om lengre betalingsfrist.
• Unngå feil- og dobbeltbetalinger. Det er ikke alle mottakere som på eget initiativ tilbakefører pengene, og det skaper rot i regnskapet. Prioritering av krav Når likviditeten er presset, er det viktig å ha en klar plan for hvilke forpliktelser som skal betales først. Ikke alle krav er like kritiske, og en bevisst prioritering kan være avgjørende for å unngå unødvendige konsekvenser. De mest kritiske kravene er lønn, skattetrekk og offentlige avgifter. Disse bør alltid prioriteres høyest.

Prioritering av krav

Når likviditeten er presset, er det viktig å ha en klar plan for hvilke forpliktelser som skal betales først. Ikke alle krav er like kritiske, og en bevisst prioritering kan være avgjørende for å unngå unødvendige konsekvenser.

Ikke alle krav er like kritiske, og en bevisst prioritering kan være avgjørende…

De mest kritiske kravene er lønn, skattetrekk og offentlige avgifter. Disse bør alltid prioriteres høyest.

Tiltak:

• Bruk betalingsoversikten aktivt. I pressede situasjoner må kravene vurderes opp mot hverandre. Filtrer forfallsdatoer i betalingsoversikten, og prioriter de mest kritiske kravene først.
• Prioriter kritiske krav. Lønn, skattetrekk og offentlige avgifter bør alltid håndteres først. Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at det ofte er de mindre kritiske kravene som kan føre til betalingsanmerkninger og dermed lavere kredittscore. Disse kravene er lett å overse, men konsekvensene kan bli alvorlige. God oversikt og struktur reduserer risikoen for slike fallgruver.
• Ta kontakt ved behov for utsettelse. Én enkel telefon kan løse mye, enten dette gjelder utsettelse på ett enkelt krav, eller å avtale en fast forlengelse av kredittiden.

Cash is King – eller?

Hva med bedrifter som har god likviditet? Overskuddslikviditet bør forvaltes bevisst.

Man kan gå glipp av god avkastning ved passiv likviditetsstyring. Det mest nærliggende for mange er å plassere overskuddslikviditet på andre typer kontoer, eksempelvis på en plasseringskonto eller konto for sparing i rentefond eller aksjefond.

Eksempel:

La oss ta et eksempel på forventet avkastning ved plassering av 1 000 000 kr på driftskonto, plasseringskonto, høyrentefond og aksjefond, over en periode på 3 år.

Likviditet handler i bunn og grunn om kontroll og trygghet. Enten bedriften står i en krevende periode eller har solid økonomi, er god likviditetsstyring nøkkelen til å ta riktige beslutninger og til rett tid.

Likviditetsstyring er ikke bare et regnskapsteknisk begrep. Det er et strategisk verktøy for å bygge robusthet og handlefrihet. For noen handler det om å unngå betalingsproblemer. For andre handler det om å bruke overskuddslikviditet smart, slik at pengene skaper merverdi for virksomheten.

Likviditetsstyring er ikke bare et regnskapsteknisk begrep. Det er et strategisk verktøy for å bygge robusthet og handlefrihet.

Hos Devold Consulting jobber vi for å gjøre økonomistyring praktisk, tilgjengelig og verdiskapende. Kontakt oss gjerne dersom du ønsker innspill til din likviditetsstyring.