Hvorfor må en regnskapsfører kjenne klientens virksomhet så godt?

Regnskapsfører har etter lovverket en plikt til å forstå virksomheten, dens drift, interne rutiner og risikofaktorer. Dette er nødvendig for å kunne utføre oppdraget i samsvar med god regnskapsføringsskikk, og for å sikre at regnskapet blir korrekt, fullstendig og pålitelig.

For å kunne vurdere om transaksjoner er naturlige, riktige og gyldige, må regnskapsfører vite hvordan virksomheten faktisk fungerer – hvilke prosesser som finnes, hvilke systemer som brukes, hvilke økonomifunksjoner som utføres, hvordan betalinger håndteres, og hvem som har ansvar for hva m.m.

Hvilke lover og standarder ligger til grunn for denne plikten?

De viktigste rammene er:

• Regnskapsførerloven § 4 – krav til kvalitet og risikobasert oppdragsutførelse.
• GRFS (God Regnskapsføringsskikk) – krever at regnskapsfører innhenter og dokumenterer forståelse av virksomhetens rutiner, bransjeforhold og sentrale prosesser.
• Hvitvaskingsloven – stiller krav til kundetiltak, risikovurdering og løpende oppfølging av kundens transaksjoner.

Til sammen innebærer dette at regnskapsfører må ha tilstrekkelig kunnskap til å kunne avdekke uregelmessigheter, vurdere risiko og gi faglig forsvarlige råd.

Hva betyr det i praksis å «kjenne klientens drift og rutiner»?

I praksis innebærer det at regnskapsfører må dokumentere at man kjenner klientens rutiner. Dette kan delvis baseres på den kunnskap man allerede har opparbeidet seg i arbeidet med kunden og delvis med å stille spørsmål til kunde. 

Ved oppstarten av et nytt regnskapsoppdrag er det viktig å gjennomgå en sjekkliste med spørsmål til klient slik at regnskapsfører blir bedre kjent med rutinene. Deretter skal denne kunnskapen vedlikeholdes løpende slik at regnskapsfører kjenner klientens drift.      

Sjekklisten inneholder blant annet spørsmål omkring:

• Kartlegge virksomhetens forretningsmodell, bransje, ansattforhold, investeringer og finansiering.
• Forstå inntektsstrømmer og kostnadsstruktur
• Vite hvilke systemer som brukes for regnskap, fakturering, betaling og lønn
• Gjennomgå og dokumentere interne rutiner, som attestasjon, godkjenning og avstemning
• Identifisere særskilte risikoområder, som kontanthåndtering, bransjer med økt kriminalitetsrisiko eller kompliserte selskapsstrukturer
• Følge opp endringer i driftsmønster, eierstruktur eller økonomi løpende

Denne kunnskapen danner grunnlaget for en risikobasert tilnærming som både lovgivningen og bransjestandardene legger stor vekt på.

Hvorfor er denne «kjenn din kunde» – plikten enda viktigere i dagens situasjon?

Vi lever i et mer usikkert verdensbilde enn tidligere. 

Økonomiske forhold påvirkes av:

• Geopolitisk uro
• Økt digitalisering og flere komplekse transaksjonsformer
• Betalinger over landegrenser
• Økende cybertrusler

Samtidig har myndighetene – både i Norge og internasjonalt – et tydelig styrket fokus på å bekjempe økonomisk kriminalitet, inkludert:

• Hvitvasking
• Skatteunndragelse
• Arbeidslivskriminalitet
• Misbruk av næringsstrukturer

Dette har ført til strengere krav til dokumentasjon, kontroll og rapportering. Regnskapsføreren spiller en viktig rolle i denne kjeden, fordi regnskapsføreren ofte er den som først ser unormale transaksjoner.