Teknologi:
Skybasert økonomisystem – en digital hverdag
Det er mange som gruer seg til å ta steget inn i en digital hverdag. Ofte liker vi ting sånn som de alltid har vært.
Det er mange som gruer seg til å ta steget inn i en digital hverdag. Ofte liker vi ting sånn som de alltid har vært. Men skal vi effektivisere og forbedre oss, så er dette veien å gå. I hvert fall for de fleste.
Hvordan drive bedre – 10 tips til småbedrifter.
Jobbe sammen på skybasert økonomisystem
Du har kanskje hørt om å jobbe sammen i skyen? Det vil si at regnskapsfører, sammen med kunden jobber i samme digitale nettsky. Hvor du jobber fra bestemmer du. Alt du trenger er internett tilgang og lisens på et skybasert økonomisystem. Du kan bruke PC, nettbrett og smart telefoner. Har du kvitteringer, så bare skannes disse på f.eks. telefonen, og lastes rett inn i regnskapet. Det finnes en del forskjellige apper for ios og android som forvandler kamera på telefonen om til en skanner.
Data blir registrert med det samme og du vil alltid ha tilgang på «ferske» regnskapstall. Den manuelle føringen gir deg vanligvis en rapport, en til to mnd. etter periodens slutt. Ved digitalisering og et skybasert regnskapssystem vil du ha mulighet for tilgang på sanntidstall.
Det er en del dobbeltarbeid man sparer, ved å jobbe i sky.
Ved manuelle regnskap mottar man faktura. Kunden legger denne inn i nettbanken. Faktura blir overlevert til regnskapsfører, som igjen fører denne. Det er en del dobbeltarbeid man sparer ved å jobbe i skyen.
Skybasert økonomisystem og automatisering av regnskapsprosesser
Der blir faktura lagt inn, gjerne som EHF eller med en OCR-tolk. Det vil si at endel av prosessen blir automatisert. Noen ganger slipper man føre noe som helst, bare sjekke at tall stemmer. Regnskapsfører jobber på samme faktura, og bokfører denne dit den hører hjemme i regnskapet. Nå er det til og med kommet systemer, som kan klare å kontere automatisk med grunnlag i big data. Faktura sendes til betaling, og man mottar fil fra banken, som registrere denne som betalt i regnskapet.
Og ikke minst, regnskap oppdatert til enhver tid.
Den manuelle prosessen ved betaling, er at den også må føres som et betalingsbilag av regnskapsfører, og krysses mot riktig faktura. En hel del tid å spare her altså, når betalingen legger seg automatisk mot den inngående faktura. Og ikke minst, regnskap oppdatert til enhver tid.
EHF står for elektronisk handels format og er en norsk tilpasning til et europeisk fellesformat.
EHF står for elektronisk handels format og er en norsk tilpasning til et europeisk fellesformat. Flere og flere tar i bruk EHF faktura, og statlige og kommuner er pålagt å ta imot disse. En EHF-faktura sendes direkte fra avsenders til mottagers økonomisystem. For å kunne gjøre dette må mottaker være registrert i ELMA, som er adresseregisteret for EHF. Dataene blir direkte lagt inn i økonomisystemet til mottaker, og vil alltid stemme overens med det som står på faktura.
Auduns kamp for å få jobb og tanker om å starte for seg selv.
Jobber man med OCR-tolk, tolker denne inngående faktura, og fyller ut feltene direkte i fakturamottaket. Denne er veldig effektiv og sikker, men man bør kontrollere at tallene stemmer. Den skal gjenkjenne leverandør, kid, fakturadato, kontonummer og beløp. Her sparer man også mye tid på å ha en OCR-tolk.
Det er samme prinsipp for utgående fakturaer når man jobber elektronisk. Den jobben du som kunde har gjort ved utfakturering, slipper regnskapsfører å gjøre på nytt når han mottar bilagene. Fakturaen legger seg direkte inn regnskapet. Du har ferskeste omsetningstall tilgjengelig til enhver tid.
Et tastetrykk, og du har bilaget foran deg på skjermen.
Det er mange gode grunner til å jobbe digitalt. Tidsbesparelsen er stor, da man kun registrerer data en gang, samtidig som mye av det kan bli automatisert. Tilgjengeligheten på ferske data er alltid tilstede. Du kan jobbe hvor som helst og når som helst. Det er miljøvennlig. Alle haugene med papir blir historie.
Jobb papirløst med skybasert økonomisystem
Skal man lete frem et bilag, slipper man å lete gjennom mapper og bunker med papir. Et tastetrykk, og du har bilaget foran deg på skjermen. Det er jobbes effektivt og strukturert. Ingen bilag «forsvinner» på veien, som man tidligere kunne bruke en god del tid på å etterlyse eller lete frem. Man har kontroll på økonomien hele veien.
Har du lyst til å prøve våre digitale løsninger?
Har du lyst til å prøve våre digitale løsninger? Da kan du klikke her og få mer info om noen av våre økonomiløsninger i skyen – ta kontakt om du ønsker å samarbeide med oss og få bedre oversikt og en enklere hverdag.
Det er også tid å spare med å jobbe digitialt og skybasert innenfor lagerstyring samt time- og ressursstyring. Det er enkelt å integrere data fra sidesystemer inn i økonomisystemet.
Jobb digitalt – jobb effektivt.
Ønsker du å dele en historie fra næringslivet under devoldconsulting bloggens motto – “Dele erfaringer og kunnskap – gjøre hverandre gode”? Ta kontakt med Arne Devold.
Skrevet av June Roa Hammersland.
Kommentarer
Regnskap, skatt og rådgivning
Devold Consulting er et autorisert regnskapsførerselskap i Bergen. Vi tilbyr komplette regnskapstjenester, bedriftsrådgivning og automatisering av regnskap.