Hva koster en ansatt?

Det er mange forskjellige kostnader forbundet med å ha en ansatt, og noen av kostnadene er forbundet med usikkerhet.

Her er en grunnleggende formel du kan bruke for å beregne hva det koster å ha en ansatt:

Total kostnad = Bruttolønn +  Arbeidsgiveravgift + Pensjonsinnskudd+ Feriepenger

Bruttolønn: Dette er lønnen før skatt og andre fradrag. Det er lønnen som er avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Feriepenger: I Norge har arbeidstakere rett til feriepenger, som vanligvis utgjør 10,2% eller 12% av bruttolønnen avhengig av alder og ansiennitet. 12% er vanligste sats. Feriepenger er ikke en del av bruttolønn, men er en kostnad som kommer i tillegg for arbeidsgiver. 

Vil du vite mer om feriepenger? Feriepenger – beregning og utbetaling.

Arbeidsgiveravgift: Dette er en skatt som arbeidsgiveren betaler til det offentlige basert på lønnen til den ansatte. Satsen varierer avhengig av geografisk beliggenhet i Norge, men for de fleste er satsen 14,1%.

Soneinndeling og årlige avgiftssatser finner du her.

Pensjonsinnskudd: I Norge er arbeidsgivere pålagt å ha en obligatorisk tjenestepensjonsordning (OTP) for sine ansatte. Minste innskuddssats er 2% av lønn mellom 1 og 12 G (G = Grunnbeløpet i folketrygden).

Legger man inn de vanligste satsene vil regnestykket se slik ut:   

Total lønnskostnad = Bruttolønn + (Bruttolønn * Feriepengesats) + (Bruttolønn * Arbeidsgiveravgiftsats) + (Bruttolønn * Pensjonsinnskuddssats)

Total lønnskostnad = Bruttolønn + (Bruttolønn * 12%) + (Bruttolønn * 14,1%) + (Bruttolønn * 2%)

Total lønnskostnad = Bruttolønn * 1,281

Et eksempel med en bruttolønn på 10.000 kroner blir da:

Total lønnskostnad  = kr 10.000 * 1,281 = kr 12.810

De usikre kostnadene ved å ha en ansatt 

Det er flere potensielle uforutsette kostnader forbundet med å ha ansatte. Som arbeidsgiver må du leve med noe usikkerhet rundt hva det koster å ha en ansatt. Du kan aldri beregne helt nøyaktig hva den ansatte koster.

Her er noen eksempler på usikre kostnader ved å ha en ansatt:

• Sykefravær:

Sykefravær kan føre til betydelig redusert produktivitet og mulige kostnader forbundet med vikarer eller overtid for andre ansatte. For småbedrifter kan dessverre sykdom hos nøkkelpersoner noen ganger før til avvikling av bedriften.

• Turnover:

Hvis en ansatt slutter, kan det være betydelige kostnader forbundet med å rekruttere og sette en erstatter inn i rutinene. Dette kan også føre til produktivitetstap i overgangsperioden.

• Opplæring, videreutdanning og utvikling:

Det kan være nødvendig med kontinuerlig opplæring og profesjonell utvikling for å holde ansattes ferdigheter oppdaterte. Dette kan være en betydelig kostnad, spesielt i raskt skiftende bransjer.

• Arbeidsrelaterte klager eller søksmål:

Selv om dette kan unngås med god praksis for personalledelse, kan kostnadene ved arbeidsrelaterte klager eller søksmål være betydelige.

• Forsikring:

Arbeidsgivers ansvarsforsikring, yrkesskadeforsikring og andre typer forsikring kan medføre kostnader.

• Teknologi og utstyr:

Ansatte kan trenge spesifikk teknologi eller utstyr for å utføre jobben sin, og disse behovene kan endre seg over tid. Spesielt gjelder dette i bransjer der ansatte trenger kostbart driftsmateriell som bil, fysiske lokaler eller teknisk verktøy og arbeidsutstyr.

• Arbeidsmiljø:

Det kan være kostnader forbundet med å opprettholde et trygt og sunt arbeidsmiljø, inkludert ergonomisk utstyr, helse- og sikkerhetsutstyr, og eventuelle endringer som trengs for å imøtekomme ansatte med spesielle behov.

Hva koster sykefravær og foreldrepermisjoner for arbeidsgiver?

I Norge er arbeidsgivere forpliktet til å betale sykepenger for de første 16 kalenderdagene av en ansatt sitt sykefravær. Denne perioden kalles arbeidsgiverperioden. Sykepengene skal tilsvare full lønn for den ansatte i denne perioden. 

Med kalenderdager menes en periode fra dato og til dato i kalenderen uten opphold. For å beregne bruttolønn teller man antall dager den ansatte skulle ha vært i jobb i løpet av denne kalenderperioden. 

Regnestykket for hva det koster å utbetale lønn i arbeidsgiverperioden blir dermed:

Total sykepengekostnad = Dagslønn * (16 – antall fridager i arbeidsgiverperioden)  

Etter de første 16 dagene overtar NAV ansvaret for sykepenger, gitt at sykdommen varer lenger enn dette.

Ved foreldrepermisjoner har arbeidsgiver ingen arbeidsgiverperiode slik som for sykepenger. Noen arbeidsgivere velger å gjøre utlegg av lønn i foreldrepermisjonen, men får da refundert utlegget fra NAV.

Det er viktig å merke seg at det er et omfattende regelverk både for sykepenger og foreldrepenger. Man kan finne mer informasjon om sykemeldte ansatte og foreldrepenger på NAV sine hjemmesider. 

Hva kan arbeidsgiver gjøre for at ansatte ikke skal koste for mye?

Det er forskjellige strategier bedrifter kan bruke for å redusere personalkostnader, men det er viktig å vurdere disse nøye for å sikre at de ikke har negative effekter på de ansattes motivasjon.

Ordtaket om å «spare seg til fant» passer sjelden bedre enn ved forsøk på å tilby et lavere nivå enn normalen for de direkte lønnskostnadene. Dårlig lønn til ansatte gjør arbeidsgiver lite attraktiv. Det fører til mistrivsel, negativ omtale og rekrutteringsutfordringer.    

Men det er likevel noen valg arbeidsgiver kan gjøre for å redusere de totale personalkostnadene. Disse kostandsreduserende valgene handler om å jobbe smart og effektivt.

Her er noen potensielle strategier for å redusere totale personalkostnader:

• Vektlegge et godt arbeidsmiljø

Investering i trivsel på jobben og et godt arbeidsmiljø er ofte den viktigste faktoren for å få ansatte til å yte best mulig. Forholdet mellom arbeidsgiver og ansatt er et gjensidig tillitsforhold og viljen til å yte er sårbart ved mistrivsel.     

• Effektivisering

Ved å gjøre arbeidsprosesser mer effektive, kan du redusere behovet for ekstra arbeidskraft. Dette kan involvere bruk av teknologi, forbedring av arbeidsflyt, og/eller eliminering av unødvendige oppgaver. 

• Opplæring og utvikling

Investering i opplæring og utvikling av dine ansatte kan hjelpe dem til å bli mer effektive og produktive, noe som kan redusere behovet for ekstra ansatte.

• Bruk av deltidsansatte eller kontraktsarbeidere

Ved å bruke deltidsansatte, midlertidige ansatte eller kontraktsarbeidere, kan du tilpasse arbeidsstyrken din til virksomhetens behov, noe som kan redusere lønnskostnader. Vær imidlertid spesielt oppmerksom på reguleringer i lovverket om deltidsansatte og midlertidig ansatte. 

• Fleksible arbeidsordninger

Dette kan inkludere ting som fjernarbeid på hjemmekontor, fleksibel arbeidstid, jobbdeling osv. Disse ordningene kan redusere kostnader forbundet med kontorlokaler og andre ressurser.

• Outsourcing

Noen funksjoner kan være mer kostnadseffektive å outsource enn å håndtere internt.

• Redusere overtid

Overtidsbetaling kan øke personalkostnadene betydelig. Sørg for at overtid blir brukt effektivt og bare når det er nødvendig.

• Gode rutiner for ansettelse

Ved å ansette de riktige folkene fra starten, kan du redusere kostnader forbundet med høy turnover, opplæring, og lav produktivitet.

Trivsel på jobben = effektivitet

En dyktig arbeidsgiver kan gjennomføre ulike trivselstiltak for å skape et godt arbeidsmiljø og på den måten få mest mulig effektivitet ut av lønnskostnadene. 

Her er trivselstiltak arbeidsgiver kan innføre for å skape et godt arbeidsmiljø som tilrettelegger for fokuserte og effektive ansatte:

• God kommunikasjon

Klare og åpne kommunikasjonskanaler er avgjørende for å opprettholde et sunt arbeidsmiljø. Ansatte bør føle seg komfortable med å uttrykke bekymringer, ideer og tilbakemeldinger, og de bør føle seg hørt når de gjør det.

• Anerkjennelse og belønning

Å anerkjenne og belønne godt arbeid og gode prestasjoner kan være svært motiverende. Dette kan være i form av bonuser, lønnsøkninger, priser eller verbal ros.

• Sosiale arrangementer

Bedriftsarrangementer, teambuildingaktiviteter og sosiale sammenkomster kan bidra til å bygge sterke relasjoner mellom ansatte og skape en mer inkluderende kultur.

• Sunn balanse mellom jobb og fritid

Ikke overse den potensielle verdien av å oppmuntre ansatte til å ta pauser og ferier, og respekter deres tid utenfor arbeid.

• Fysisk miljø

Et rent, trygt og komfortabelt arbeidsmiljø kan ha en stor innvirkning på trivsel. Dette kan omfatte alt fra ergonomisk kontorutstyr til naturlig lys og planter.

• Støtte til mental helse

Tilby ressurser og programmer for å støtte mental helse ved behov eller som forebyggende tiltak. Dette kan være f.eks. psykologhjelp eller coaching, trening, meditasjon/yoga eller fleksible ordninger i forhold til arbeidstid og hjemmekontor.

• God ledelse

Gode ledere er nøkkelen til å skape et miljø der ansatte trives. De bør være rettferdige, transparente, støttende og i stand til å inspirere og motivere sine team.

Hva koster en ansatt i form av arbeidsgiveransvar og personlige bekymringer?

Når man snakker om kostnader ved å være arbeidsgiver og ha ansatte er det ikke bare tall på lønnskostnader og kostnader ved personaltiltak som betyr noe.

Å være arbeidsgiver gir mye glede, men det koster også noe rent mentalt for arbeidsgiver på grunn av personalansvaret som følger med.   

Disse personlige kostnadene kan inkludere: 

• Stress

Å håndtere menneskelige relasjoner, spesielt i forbindelse med konflikter eller ved dårlig ytelse, kan være stressende. Stress kan også øke på grunn av ekstra ansvar og forventninger som følger med en lederrolle.

• Økt arbeidsbelastning

Med personalansvar kommer også ofte mer arbeid. Dette kan innebære alt fra administrative oppgaver, som planlegging og rapportering, til å være tilgjengelig på ferie og utenfor vanlige arbeidstimer.

• Vanskelige beslutninger

Ledere er ofte nødt til å ta vanskelige beslutninger, for eksempel å avskjedige ansatte, redusere budsjetter eller andre avgjørelser som kan påvirke teamet negativt.

• Konflikthåndtering

Konflikter er uunngåelige i enhver organisasjon, og det kan være utfordrende å håndtere dem på en rettferdig og effektiv måte.

• Ansvar

Med personalansvar kommer et høyt nivå av ansvar. Du er ansvarlig for ditt teams ytelse, og eventuelle feil kan ha alvorlige konsekvenser.

• Balansen mellom å være leder og kollega

Det kan være vanskelig å finne den rette balansen mellom å være en tydelig leder og en tilgjengelig, forståelsesfull kollega.