Hva er mitt ansvar som daglig leder, og hva er regnskapsførers?

Som daglig leder har du ansvaret for at selskapets regnskap er riktig og følger lov og forskrift. Det ansvaret beholder du også når en regnskapsfører gjør arbeidet. Regnskapsfører har ansvar for å utføre de avtalte oppgavene faglig riktig, i tråd med oppdragsavtalen, regnskapsførerloven og god regnskapsføringsskikk. Se også vår oversikt over hva en regnskapsfører gjør.

Du kan altså sette bort arbeidet, men ikke ansvaret. Skatteetaten understreker det samme: Den som er bokførings- og regnskapspliktig, har selv ansvaret for sitt regnskap, også når et regnskapsbyrå fører det (SKD-melding 2/2024).

Artikkelen gjelder aksjeselskaper. Har selskapet ikke daglig leder, ligger oppgavene hos styret. I et enkeltpersonforetak ligger det tilsvarende ansvaret hos innehaveren, noe som er verdt å vite når du skal velge mellom enkeltpersonforetak og aksjeselskap.

Daglig leders ansvar

Aksjeloven § 6-14 fjerde ledd sier at daglig leder skal sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Ordene «sørge for» betyr at du ikke må føre regnskapet selv, men du må sikre at det blir gjort riktig.

Når regnskapet er satt bort, består ansvaret i praksis av oppgavene under. En bredere oversikt finner du i daglig leders plikter og oppgaver i et aksjeselskap.

• Levere riktig og fullstendig grunnlag i tide. Regnskapsfører kan bare bokføre det som er dokumentert, og en bankutskrift er sjelden god nok dokumentasjon. Bilag, avtaler, lønnsopplysninger og varetelling må komme til avtalt tid.
• Opplyse om det regnskapsfører ikke kan se. Nye avtaler, investeringer, ansettelser, private uttak og handel med nærstående må du fortelle om selv.
• Ha gode interne rutiner. Det gjelder fakturering, godkjenning av inngående fakturaer og utbetalinger, kontantsalg og varelager.
• Lese og kontrollere det du får tilbake. Se gjennom regnskapsrapporter, mva-meldinger, a-meldinger, årsregnskap og skattemelding, og spør når noe ser feil ut.
• Betale skatter og avgifter til rett tid. Merverdiavgift, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift er selskapets forpliktelser, også når regnskapsfører beregner beløpene.
• Rapportere til styret. Etter aksjeloven § 6-15 skal du minst hver fjerde måned orientere styret om virksomhet, stilling og resultatutvikling. Dette kalles gjerne daglig leders rapport til styret.
• Følge med på egenkapital og likviditet. Du må gi styret beskjed tidlig når økonomien svekkes, slik at styret kan handle etter aksjeloven §§ 3-4 og 3-5. Les også slik sikrer du god likviditet i bedriften.
• Underskrive årsregnskapet. Regnskapsloven § 3-5 krever underskrift fra alle styremedlemmer og daglig leder. Signaturen betyr at du går god for tallene.
• Sikre oppbevaring. Regnskapsmaterialet skal oppbevares ordnet og betryggende, som hovedregel i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13). Plikten er selskapets, også etter at et oppdrag er avsluttet.

Opplysningene til Skatteetaten er også selskapets ansvar. Skatteforvaltningsloven § 8-1 krever at den som leverer skattemelding, gir riktige og fullstendige opplysninger og opptrer aktsomt og lojalt.

Styrets rolle

Styret har det overordnede ansvaret og skal føre tilsyn med daglig leder. Etter aksjeloven § 6-12 skal styret holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og påse at virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er under betryggende kontroll. Tilsynsansvaret står i § 6-13. Dette er kjernen i godt styrearbeid.

Styret avlegger årsregnskapet, alle styremedlemmer signerer det, og generalforsamlingen godkjenner det. Blir egenkapitalen lavere enn forsvarlig, har styret handleplikt etter aksjeloven § 3-5.

I mange små selskaper er eier, styreleder og daglig leder samme person. Da ligger begge ansvarsnivåene hos deg, og en tydelig arbeidsdeling med regnskapsfører blir ekstra viktig.

Regnskapsførers ansvar

Regnskapsfører har ansvar for å utføre de oppgavene som står i oppdragsavtalen, og for å gjøre dem faglig riktig. Regnskapsførerloven § 5-4 krever at oppdraget utføres i samsvar med bokførings- og regnskapslovgivningen og god regnskapsføringsskikk.

Dette kan du forvente av et statsautorisert regnskapsforetak, enten du bruker oss som regnskapsfører i Bergen eller et annet regnskapsforetak:

• Skriftlig oppdragsavtale. Avtalen skal spesifisere hvilke oppgaver som skal utføres, og for hvilken tid (§ 5-2). Oppgaver som ikke står i avtalen, er i utgangspunktet fortsatt dine. Se hvordan et regnskapsoppdrag starter hos oss.
• Skriftlige fullmakter. Skal regnskapsforetaket opptre på vegne av selskapet overfor andre, for eksempel ved innsending eller betaling, kreves skriftlig fullmakt (§ 5-2).
• En oppdragsansvarlig. Hvert oppdrag skal ha en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig (§ 5-1).
• Kompetanse og kvalitetsstyring. Foretaket skal ha kapasitet, kompetanse og rutiner som sikrer at oppdragene utføres og dokumenteres riktig (§ 4-1).
• Vurdering av rutinene dine. Regnskapsfører skal vurdere de interne rutinene hos deg som er sentrale for oppdraget (§ 5-4). Derfor må regnskapsfører kjenne virksomheten din godt.
• Beskjed når noe er feil. Avdekker regnskapsfører brudd på bokførings- eller regnskapsreglene, skal det tas opp med deg. Vesentlige brudd skal tas opp skriftlig (§ 5-4).
• Taushetsplikt. Regnskapsfører har lovbestemt taushetsplikt om det som kommer frem i oppdraget (§ 4-2).

Regnskapsfører har også plikter som ikke kan avtales bort. Blir det umulig å utføre oppdraget lovlig fordi grunnlaget mangler eller feil ikke rettes, plikter regnskapsfører å si fra seg oppdraget (§ 5-5). Regnskapsforetak er dessuten rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven og må kjenne kundene sine.

Kravene til god regnskapsføringsskikk er utdypet i bransjestandarden GRFS, som gjelder fra 1. januar 2023. Finanstilsynet fører tilsyn med regnskapsforetak og kan gi overtredelsesgebyr eller kalle tilbake godkjenningen ved alvorlige brudd.

Det regnskapsfører ikke er

Regnskapsfører er ikke revisor og bekrefter ikke regnskapet som uavhengig part. Regnskapsfører kan heller ikke vite om transaksjoner du ikke har dokumentert eller fortalt om, og tar ikke forretningsbeslutninger for selskapet. Trenger du en samtalepartner i slike beslutninger, er bedriftsrådgivning en egen tjeneste.